Você vê aquele colega sempre de um lado para o outro, atendendo telefonemas, respondendo mensagens de celular, participando de reuniões… A primeira impressão é de eficiência. Na maioria dos casos, isto está longe de ser verdade. Lamentavelmente nós seres humanos confundimos ocupação com produtividade.
Há uma diferença crucial entre ambos, sendo o primeiro fácil de alcançar. Para muitos, aceitar trabalho representa vitória. Estar envolvido em diversas frentes traz a sensação de utilidade, e dizer não é quase como admitir o fracasso. A verdade é simples: podemos realizar várias atividades sem de fato agregar valor. Esta propensão a abraçar mais do que deveria, ocorre por dois fatores:
1) Ilusão de foco: tendemos a supervalorizar o pedido de alguém pelo fato de estar sendo acionado diretamente. Há uma carga emocional naquele pedido fazendo com que a solicitação tenha mais valor do que deveria. O aspecto psicológico dificulta reconhecer os demais compromissos assumidos, e por consequência a eventual escassez de tempo.
2) Falácia do planejamento: devido ao nosso cérebro simplificar tudo que ele processa, causa subestimação natural de tempo, de esforço e de potenciais obstáculos na realização de algo. Isto também minimiza enxergar a possibilidade de imprevistos. Esta visão limitada facilita a aceitação de novos compromissos.
Em resumo, acabamos dizendo sim por pressão e por querer se encaixar socialmente. Dizemos sim de maneira automática, sem pensar, muitas vezes em busca da emoção de agradar alguém. Geralmente confundimos o pedido com o relacionamento. Às vezes os dois parecem interligados. Esquecemos que negar o pedido não é o mesmo que negar a pessoa.
O problema é a dor do arrependimento posterior. Encaramos a realidade desagradável de que agora algo mais importante terá que ser sacrificado para acomodar o novo compromisso.
Por que e como dizer não?
Para não cair nestas armadilhas naturais, é preciso recusar com frequência. Negar não significa ter que usar a palavra “não”. A grande maioria das situações admite respostas que vão desde “fico honrado por ter pensado em mim, mas receio ser incapaz de atender” até “adoraria, mas estou com a agenda lotada”.
Quanto mais pensamos no que abrimos mão ao dizer sim, mais fácil é dizer não. É saber avaliar o custo da oportunidade – em outras palavras, o valor do que perderemos. Reconhecer que todos vendem algo em troca do seu tempo permite ser mais resolutos ao decidir se deseja comprar.
Dizer “não” é trocar popularidade por respeito. Isto porque quando dizemos não, geralmente há um impacto de curto prazo sobre o relacionamento. Afinal, se a pessoa não consegue algo que pede, a reação imediata pode ser de irritação, desapontamento ou raiva. No entanto, o lado positivo surge quando estas emoções iniciais passam. A recusa com eficácia mostra aos outros que nosso tempo é valioso. Essa postura distingue o profissional do amador.
Um não claro pode ser mais gentil do que um sim vago ou sem compromisso. Passar uma mensagem clara do tipo “infelizmente vou passar desta vez” é muito melhor do que dar falsas esperanças com respostas evasivas como “tentarei dar um jeito” ou “talvez eu consiga”, quando você sabe que não poderá. Ser vago não é ser gentil. É retardar o final indesejável, deixando o destinatário ressentido.
Os tipos de não
O especialista em priorização, criador do princípio essencialista, e autor do livro “O Essencialista”, Greg McKeown, dá dicas importantes sobre como negar em casos específicos:
1. O não suave. É o famoso “não, mas”. Um exemplo de quando recebe um convite para um café seria “agora estou muito ocupado fazendo a atividade X. Mas adoraria me encontrar com você quando terminar. Podemos marcar dentro de algumas semanas?” Uma forma fácil de utilizar é através de email, pois dá oportunidade de rascunhar a recusa até ficar o mais delicada possível. A distância do email ajuda no mal-estar.
2. “Vou conferir a agenda e fico de dar um retorno.” É fácil aceitar compromissos no calor da emoção. Ao sair de uma reunião ou no encontro de corredor, você está em um momento vulnerável. No entanto, esta frase mágica permite criar distância temporal do pedido, refletindo adequadamente sobre a decisão e afastando também o Reativo do controle.
3. “Sim. Mas o que devo deixar de fazer em troca?” Dizer não a um líder ou cliente importante é quase impensável. Porém, quando dizer sim compromete sua capacidade de entrega sobre outros itens já solicitados, é fundamental deixá-lo ciente sobre o custo da oportunidade. Esta frase tem o poder de fazer o outro lado entender de maneira gentil e sensata que há uma troca envolvida.
4. “Não posso, mas talvez fulano se interesse.” É comum pensar que nossa ajuda é valiosa e inigualável, mas geralmente quem pede algo não se importa com quem vai ajudar, desde que ajude. Nesta hora é importante reconhecer e direcionar para pessoas mais adequadas.
Dizer não tem a ver com a própria capacidade de liderança. Como no caso de qualquer habilidade, começamos com pouca experiência. Então aprendemos algumas técnicas básicas. Cometemos erros. Aprendemos com eles. Desenvolvemos mais habilidade. Continuamos treinando. Não demora, e temos um grande repertório disponível. Podemos dizer que se trata de uma arte social.
Como um diretor executivo uma vez disse: “precisamos aprender a praticar o sim lento e o não rápido”.
