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É noite de ano novo. Além das comemorações com amigos e parentes, ocorre algo típico nesta ocasião: os planos. São sempre coisas de alto valor agregado, como uma formação extracurricular, a viagem especial ou a abertura de um negócio. Curiosamente 365 dias se passam e muito pouco é feito (às vezes nada).
A justificativa comum é falta de tempo. Na verdade, o problema é mais complexo do que este, mas hoje trataremos da parte simples. Revelaremos três técnicas que, além de economizar tempo, aumentarão seu desempenho como um todo.
1. Escolha uma prioridade por dia e a enfrente primeiro
O celular ligado consome energia. Independente se estiver ou não em uso. No entanto, quando é utilizado, o consumo aumenta. Você já deve ter notado que nos dias mais atribulados, a bateria não dura muito.
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O cérebro funciona da mesma forma. Ele trabalha sem parar consumindo energia, processando todas as funções automáticas de regulação corporal. No entanto, quando o usamos intencionalmente, ou seja, executando tarefas, refletindo ou aprendendo algo novo, o consumo aumenta. Isto explica por que nos sentimos esgotados ao final de um dia intenso. Fomos consumindo energia mental durante a jornada, e o sono é o meio de recarregar.
Ciente disso, a primeira ação do dia se torna especial. Ela possui os recursos físicos e cognitivos mais nobres disponíveis. É preciso tirar vantagem desta característica selecionando com cautela a atividade mais complexa a resolver, colocando-a como primeira.
Este benefício não atua apenas aumentando a disposição, mas também gerando maior capacidade de concentração. Com a “bateria carregada”, conseguimos dar foco facilmente, nos tornando mais imunes a fatores dispersivos.
2. Identifique os 20% de seu trabalho que resultam em 80% da sua eficácia
Independente do ramo em que atue (ou posição que ocupe), se você tem uma lista com dez itens, no máximo dois representam coisas essenciais (ou de alto valor agregado). Este caso é apenas um exemplo da chamada Regra de Pareto. Ela diz que 80% do seu resultado é produto de 20% das suas ações.
É interessante como esta regra se aplica em todos os aspectos da vida. Por exemplo, apesar de você ter um armário repleto de roupas, provavelmente apenas algumas delas são usadas (e repetidas frequentemente). Você tem uma lista enorme de contatos, porém somente alguns poucos são pessoas com as quais se relaciona.
Quando se trata de tarefas, há um problema nesta relação. Coisas essenciais são geralmente desafiadoras, e o fazem sair da zona de conforto. Por esta razão, são negligenciadas com frequência e postergadas indefinidamente. Acabamos as substituindo por outras fáceis, rápidas e que trazem resultado imediato, porém temporário. Infelizmente o efeito no longo prazo é desastroso: sensação de fracasso atrelada à falta de tempo.
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Para fugir deste mal, é preciso refletir com frequência identificando estas tarefas essenciais. O segredo para tirá-las da inércia é não se preocupar com todo trabalho que ela representa. Dedicar apenas alguns minutos por dia já é o suficiente para ter um grande resultado no futuro.
Por exemplo, imagine que reestruturar a área de vendas seja uma delas. Ao imaginar todo o trabalho envolvido cria-se naturalmente uma tendência a procrastinar. Afinal, a tarefa nos tira da zona de conforto.
Para eliminar este problema é preciso esquecer o todo, e pensar apenas na primeira coisa a ser feita. Talvez verificar alguns modelos de departamentos na Internet. Se puder dedicar dez ou quinze minutos, já é satisfatório. Fazendo assim todos os dias, cada vez se sentirá mais motivado pelos avanços contínuos.
3. Reduza progressivamente suas horas de trabalho
Parkinson é um nome conhecido por causa de uma doença degenerativa do sistema nervoso central, crônica e progressiva. Mas e Lei de Parkinson? Esta segunda não tem qualquer relação com a primeira e diz que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”.
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Horas de trabalho são arbitrárias. Trabalhar oito ou dez horas por dia é convencional hoje, mas não tem qualquer base lógica ou econômica. É puramente cultural. Durante a Revolução Industrial na Inglaterra, homens, mulheres e crianças trabalhavam até 15 horas por dia nas fábricas.
Existe uma verdade absoluta em relação a este assunto: a produtividade decola quando o tempo é escasso – quando os salários são altos, a inovação é obrigatória. O caminho para a riqueza, para os indivíduos e para a sociedade é reduzir as horas de trabalho.
Enquanto a humanidade segue nesta direção, você já pode se antecipar. Realize alguns experimentos para descobrir se menos horas aumentam ou diminuem a produção. Defina uma meta para o número de horas que deseja trabalhar por semana. Corte uma hora por dia de seu nível atual até chegar ao seu objetivo. Trabalhar menos horas irá forçá-lo a se concentrar no essencial.
Reclamar sobre falta de tempo é o mesmo que um peixe reclamar sobre falta d’água. A questão se resume em como utilizá-lo, e saber como economizar já é um ótimo ponto de partida.
